编注：
本文是少数派 2021 年度征文 活动 标签下的入围文章。本文仅代表作者本人观点，少数派对标题和排版略作调整。
和往年不同，今年文章的数据表现将很大程度上决定征文活动的最终走向，包括「双倍稿酬（由飞书赞助）」活动奖励、最终票选名单以及征文奖品类型。如果你喜欢这篇文章，不妨通过充电或评论的方式支持作者。
在追求效率生活的路上，我们经常会见到这样的场景：在每一天，都有大量更为强大、更为炫酷的应用上架各大 App Store 以及 Product Hunt 等产品发现站点。很多人经常疲于尝鲜、更换旧应用并使用这些新兴的效率工具。喜新厌旧人之常情。如果这种现象过于严重，可能便是陷入了需要 克服的效率成瘾（参见@吕立青）。
更好的应用永远在明天。在永无止境地探索过程中，更换旧应用和学习使用新应用却耗费了我们大量的时间和精力。铁打的营盘，流水的兵。这句俗语指出了组织、平台、系统的稳定性优势。对于效率生活而言，面对走马灯一样的各种工具，建立超越工具、旨在组织工具的稳定工作流则更为重要。在以往的各种效率生活类别的文章中，工作流成为经常出现的主题或者关键词。那么，在各种千变万化的工作流背后究竟是什么呢？如何选择适合自己的工具并创建自己的工作流呢？这篇文章将从元认知的角度对工作流进行解析和反思，试图为读者找到一个具有指导性的解决方案。
文章具体包括以下内容：
- 工具：工作流的基础。如何选择合适的工具呢？文章从使用者、工具、对象等三个维度进行全面分析。
- 工作流：比工具更重要。具体包括建立工作流的原因、原则和注意事项。
- 输入：阅读工作流。从收集 → 阅读→ 做笔记 → 记忆 → 创作和分享等环节，全面审视了阅读工作流中存在的问题并提出了对应的建议。
- 输出：写作工作流。我们都需要写作。最好写在当下、思写合一，并且通过预写和重写重构写作工作流。
区分真实需求和虚假需求
我们大多数人讨论自己对于工具需求的时候，往往会提出自己需要某个功能。然而，对于自己所提出的需求，有的却是是根据自己的使用场景而产生的刚性需求，而另外一些需求则是受到工具市场的宣传营销等外部因素影响而提出的一些需求。此处，借鉴马尔库塞对人的需求的分类，将这两种需求分别命名为真实需求和虚假需求。
在使用工具中，事实上有些产品的基本功能已经能满足大多数人的真实需求。而对于另外一些高级功能或者隐藏功能，多数人或许并不需要。然而，如果我们孜孜不倦地探索这些功能，或者期待工具服务商推出这些功能，则有可能为了满足这些自己平时自己压根不用的虚假需求，而空耗了大量时间和精力。即便是自己学会了这些功能，而由于真实使用场景过少，可能在一段时间后又开始生疏了。因而，关于工具的第一点建议，便是先根据自己的真实使用场景、内生性的真实需求寻找、选择工具，而不是为未来某个可能会用到的虚假需求而过于耗费精力。
挖掘隐性需求
正像古希腊的经典箴言「认识你自己」所指出的那样，我们其实经常不知道我们的真正需求究竟是什么。而在面对工具的时候，有的时候确实存在一些我们确实需要但是却无法清晰表达的隐性需求。那么，如何将这些隐性需求转化为显性需求并找到适合自己需求的工具呢？
对于一些高级用户而言，他们多数可以通过有意识地反思加以实现。然而，在工具类市场可能暂时并没有满足他们隐性需求的产品。此时，虽然没有直接的解决方案，但是作为使用者的主体应该比工具更为灵活，可以寻求在既有的约束条件下，以一些工具的自由组合，实现最优解决方案。
而对于多数普通用户，则解决方法比较多。如果通过应用商场、工具类产品社区、或者一些自媒体渠道进行寻找，你很有可能便会发现你的隐性需求已经被某些产品经理挖掘，并整合至这些产品之中了。
通常而言，我们选择工具的目的，是为了更好地在某个使用场景中处理某个对象。因此，从具体使用场景的某些特性出发分析工具的选择。
根据使用场景的任务需求选择工具
从自己的日常工作、学习、生活等使用场景的任务需求出发寻找自己对应的工具可能是选择工具最为直接的办法。对此，最好将使用场景的任务需求进行细化。比如，轻阅读？深度阅读？碎片化写作？日志写作？严肃写作？在这些使用场景中，自己的详细需求分别又是什么？那些做的比较好的工具，便是对读者的具体使用场景进行了人性化的设计。当然，随着使用场景的变化，我们对于工具的要求也会随着实践而变化。根据使用场景识别需求从而选择工具，而不是反过来根据某个工具的功能而寻找使用场景，这在在很大程度上避免我们对于工具的过度折腾。
根据使用场景的内容时效性选择工具
因此，要选择和使用场景的发展周期性相匹配的工具。比如，对于普通的文字工作者，在刚接触电子编辑器的时候，常见的 Word、备忘录便足以使用。随着其对电子编辑器的熟练，我们逐渐进入成长期和成熟期，这个时候再依次使用 Markdown 编辑器和双链编辑器便会比较顺手。
而对于一个新手而言，如果超越使用场景的发展周期性，直接使用一些强大但是复杂的工具，可能欲速则不达。比如，让一个在成长期的文字工作者使用「神的编辑器」 Emacs 便会痛不欲生。
关于软件工具选择，第一点要求便是软件质量比数量重要。软件的功能越多越好吗？软件功能的数量并不是评价软件质量的唯一标准。我们需要的是一个符合使用需求的高质量软件，而不是单纯堆积更多功能的低质量软件。
可靠性
即软件正常运行的程度。一个频繁出现故障甚至崩溃的软件服务，即便功能再强大，也是不值得考虑的。
功能性
当你打开一个效率工具的官方页面，通常可以看到 关于功能（features）的介绍。一个软件工具拥有什么功能，这是绝大多数用户的首要关注点。功能性毋庸多言，用户根据自己的需要下载和试用软件即可。
可扩展性
一个软件系统自己的功能总归是有限的。如果这个软件可以通过插件、扩展程序等快速实现某个功能则另当别论了。建议优先使用具有插件市场、扩展商店等功能的应用程序。
开放性
即通过 API 或者 Vault 等方式实现不同软件之间的数据互通。软件开放性的典型便是 Obsidian. Obsidian 提供了插件（plugins）、API、Vault 等方式，极大程度上满足了数据和资讯的互通性。基于这种开放性的设计，Obsidian 本身俨然已经日益平台化，很多社区用户为了满足自己的工作流开发了各种各样的插件。
安全性
此处主要是指软件的隐私保护。对于很多个人用户而言，对于隐私保护的重视程度并不高。然而，正是隐私保护最能集中体现软件服务商对于用户的重视程度。总体而言，隐私保护可以从三个层面加以考察：
- 查看软件产品对于用户数据的隐私政策，确认软件服务商对于用户数据的收集及处理方式；
- 提供保护用户隐私的加密服务，比如应用密码锁、应用内数据加密、端对端传输加密；
- 用户对于 数据的控制权和所有权，推荐优先选择完全离线的本地应用，以及支持用户数据完整、标准化导出的应用。
可移植性
即从当前软件应用迁移数据至其他应用或者计算机系统的容易程度。对于绝大多数用户而言，你可能一直随着你的需求在更换你的工具。事实上，除了 Word 等办公应用，很少能有软件能伴随你五年左右。然而，在迁移数据的时候，很多人发现有不少产品提供了类似鸡肋的伪迁移功能：缺少全部数据一键导出，只能单个数据逐个导出；数据虽然支持导出，但是导出格式为专有格式，或者一些不常用的格式。这些都会给你的数据迁移带来很多困扰。相信有不少用户已经遇到过类似的问题，数据迁移和整理花费一整天的时间。这其中的痛苦，甚至比自己搬家还累。
对此，强烈建议在选择软件的时候，不能只看导入功能，更要看其是否支持便捷、全面的数据导出功能。你的数据资产最重要。对于你的核心应用而言，最好不要选择那些缺乏数据可移植性、试图打造数字 围墙花园（Walled Garden）和 数据孤岛 的软件服务。
易使用性
即一个软件对于新用户的友好程度。优秀的软件，应该提供为用户提供方便，降低用户的上手难度。
社区
在评估软件时，社区生态经常被忽略。对于笔记、写作等思想工具（Tools for Thought）而言，社区至关重要。你选择了一款思想工具，同时也选择了这款工具背后理念和方法。而通过软件社区，你可以快速获得帮助、汲取他人经验和智慧、与志同道合者建立联系。在一个高质量的软件社区中，每一天你都能在社区运营中获取关于工作流的集体知识和友谊。软件的功能或者技术固然重要，良好的社区生态或许更重要。
UI 设计
严格来说，UI 设计也是属于软件的功能范畴。此处从用户角度出发将其独立出来。在工具选择中，强大、稳定、易上手的功能自然比 UI 设计更为重要。如果以二选一的标准筛选工具，功能优于UI 设计。
然而，「颜值是第一生产力」、「颜值即正义」。这些说法虽然过于夸大，但是也道出了一个事实：对于用户而言，UI 设计很重要。正像美丽是一种稀缺资源一样，漂亮的 UI 设计对于软件工具而言也是一种稀缺特质。由于 UI 设计增加了软件对用户的吸引性，间接强化了用户对于工具的使用强度和使用频率。因而，在这个意义上，可以认为，UI 设计间接提升了用户的工作效率。
总结
一个优秀的工作流对于提高效率至关重要。
对于团队而言，工作流能有效提升团队工作效率。具体而言，工作流具有以下优点：
- 推进任务进度，强化团队协作。团队的每个成员都按照既定的工作流推进项目任务，并且可以与其他成员进行有效的任务交接，最终增强了团队的生产效率。
- 明晰了任务范围，提升了沟通效率。工作流明确了团队成员的每个人的责任，预定了特定的规则，较少了无意义的猜测和空耗，降低了沟通成本。
对于个人而言，工作流也不是可有可无的。在个人的知识管理过程中，良好的工作流帮助个体完成更为复杂的工作任务。更重要的是，工作流的背后，本质上是关于工具使用的方法论。如果我们构建合适自己的工作流，那么，尽管使用新的工具，也会很快能上手进入心流状态。
标准化
近代以来，以 福特制 为代表的工业生产系统深刻影响了人类经济和社会体系。福特制的核心包括：产品标准化、采用生产流水线、工薪激励。关于工作流的设计，可以从福特制获取启发。对于工作流而言，标准化也应该是工作流的基础，自动化则相当于福特制中的流水线，各种内部报酬和外部报酬则是激励。
其中，如何在工作流中进行标准化呢？这需要根据我们的日常使用场景，自下而上总结我们的各种重复事项以及对应的需求和操作，然后将这些操作加以标准化，最终创建工作流模版。以个人知识管理为例，可以根据自己的需求、使用习惯，设置特定的文件命名系统、标签系统、文件管理系统、Zettel 知识卡片模版。这些标准化的工作流模版应该简洁、易用，并且需要长期维护。
自动化
工作流标准化的主要目的之一便是为了实现自动化。自动化体现了源于软件编程领域的 DRY 原则（Don’t Repeat Yourself——不要重复你自己） 工具的自动化包括两种：内部自动化和外部自动化。
为了降低用户的使用负担，不少工具都在提高内部自动化。比如，快速插入模板、自动保存数据、个性化窗口布局自动启动、自动定位至上次光标位置、使用定制化的快捷键快速使用某个功能。对于内部自动化而言，善用快捷键和触控板进行自动化能有效提升单个工具的使用体验。
另一方面，自动化对于多个工具之间进行协同的外部自动化更为重要。大多数工作流很少只在一个工具内部加以完成，而是需要同时使用多个工具。而在多个工具的使用以及切换过程中会产生认知摩擦以及阻断 心流 状态。因此，最好使用自动化工具加速不同工具之间的工作流。
另一方面，从时间维度来看，工作流应该具有可迭代性。没有适应所有场景、所有需求的工作流。每一个工作流都是在某个时空情景中暂时获得了动态平衡。我们需要循序渐进地对工作流进行迭代。通过持续改进，你的工作流便会不断发展，也会日益具有适应性。
可视化
如前所述，应当建立弹性化和可迭代性的工作流。随着时间推移和使用场景的千变万化，我们使用的工具可能在变化，但是根据我们的工作流，应该可以从一个工具迁移到另外一个工具。先从你正在做的事情开始，然后调整工作流。对于工作流中工具的使用，需要注意消除 All In One 所带来的两个执念：放弃尝试使用熟练某个应用所有的功能、放弃在某个应用内实现所有的功能的幻想。关于这个主题，可进一步阅读简悦开发者 Kenshin 《放弃纠结、拥抱妥协，重器轻用就是高效》。
一个完整的工作流最好同时包括输入和输出
关于阅读工作流，在《我的阅读工作流》 一文中围绕信息获取（Inoreader）、信息阅读（简悦）、信息处理（Obsidian & Notion）的三级过滤体系已有部分分享。
知识收藏的问题体现在两方面：一，绝大部分知识收藏的内容收藏之后，再也没有打开；二，知识收藏的内容即便打开，也没有进行有效的阅读。关于第一个问题中的「稍后读便再也不读」的现象，部分原因在于绝大部分新闻资讯、社交媒体等资讯平台本身的收藏管理孱弱，导致收藏内容过于分散、缺乏有效管理。关于第二个问题，可以通过缩短收藏 → 阅读的工作流链条加以解决。在具体的使用场景中，破除知识收藏的幻觉，可以从以下三个方面入手：
- 尽量只是收藏必要的内容部分，以管理收藏链接优先。除了一些由于某种不可抗力可能会消失的内容，绝大部分内容都不需要全文收藏。你不需要在笔记软件中通过再造一个私人图书馆。
- 选择一个符合你需求的知识收藏工具。基本筛选标准是此知识收藏工具对于阅读工作流的支持程度以及支持本地快照（线上服务显然无法真正防消失），既支持对内容链接的集中汇总，更要方便用户快速对内容进行高亮 / 批注 / 保存笔记，甚至是回顾和分享等常见阅读需求。
- 实现从收藏者到创作者的转变（From collector to creator）。收藏容易，属于一种消费行为。创造虽难，却是属于一种生产行为。不应该为了收藏而收藏，而是应为了创作而收藏。 单纯的收藏，既不可能，也非必要。单纯的收藏只会形成资源的浪费，建立一座庞大的知识坟墓。
Edgar Wright 区分了记笔记（note-taking）和做笔记（note-making）的区别。记笔记经常发生在听讲的场景中，主要目标是为了快速捕获内容。而做笔记则经常发生在阅读场景中，主要目标是为了增强学习效果以及更好地输出内容。记笔记一般使用信息源原作者的语言，记录更为容易，但是后期难以吸收。而做笔记虽然速度更慢，但是由于更多地使用笔记者自己的语言，使得笔记内容更容易理解。记笔记更像是知识搬运工，而做笔记则倾向于编织自己的 想法之网。作为对比，做笔记是一种更为主动的信息和知识处理方式。
在这个时代，每个人都可以拥有自己的读者。这些话说出来，可能有些鸡汤。不过却是如此。这个读者可以是自己，也可以是他人。如果将写作视为一种与自我对话的思考方法，那么，你的读者便是你自己。如果你将写作作为一种与外界对话的交流方式，那么你将可能通过写作建立你的社区身份以及资产。
在回答「是否需要写作」这个问题后，我们需要对常见的写作流进行反思。
从着手写作开始，写作技术可能是很多人首要关注的问题。已有的写作方法、写作策略等写作技术相关的文章、书籍汗牛充栋。以写作方法为例，存在 雪花写作法、分轨写作法、细胞写作法、九宫格写作法、卡片写作法、渐进式写作等适用于线性或者非线性写作的多种写作方法。然而，写作之惑却在各种形形色色的写作技术之外。
对于写作而言，最重要的写作理念应该是写在当下：立即写、随时写、多写，而不是过于关注写作技术。强调这一点，主要是不希望写作技术成为写作入门道路上的重要障碍。写就是了。以写作实践作为驱动，你便会逐步明晰自己的写作需求，进而对于写作技法有更为清晰的理解。随后，再有意识寻找一些写作技术也不迟。如果你打算开始写作，那么日志/日记便是一种很重要的「写在当下」的方式。比如，在笔记软件中逐步成为标配的 Daily Notes, 以及原本在写作软件便存在的 Journal Writing.
关于写作，先不要对其赋予过多外部价值，而是应当关注写作的内在价值。具体而言， 将写作视为深度思考的驱动器以及深度思考的过程本身。《卡片笔记写作法》的「不写，便无法思考」便是此意。再进一步，阅读和写作都是思考伴侣。可以看到，思考、阅读、写作这三者之间的工作流并不是线性关系，而是一种相互交织、互为强化的非线性关系。其中，阅读需要写作作为输出渠道，而这个输出过程同时也是思考过程。这意味着写作作为一种思考方式而存在，或者说思写合一。
究其原因，在于绝大部分写作方法指南过于简化了写作流程。事实上，真实的写作过程往往是一个非线性的递归过程。绝大部分作者都不会以某篇文章的开头作为开始，最后以写出结尾作为结束。与之相反，很多作者经常对于自己的写作内容进行分轨、分块处理。在这个过程中，不断在各种想法和灵感之间游走，并且反复进行回顾、修订和编辑。关于 写作的非线性 及 具体实践，王树义老师 @玉树芝兰 已有部分论述。
从结构的角度来看，完整的写作包括多个步骤。以七步骤说为例，写作包括主题选择、研究、列大纲、拟定草稿、修订、编辑、最终审查。当然，还有三步骤说和四步骤说，基本上是七步骤说的简化版本。这些写作步骤反映了写作的递归过程。
预写｜Prewriting
预写，即 Write before writing。Donald M. Murray 在Write before Writing 明确指出，在正式写作之前，作家花费了大量的时间进行准备，然而这个预写阶段多数是不可见的——仅仅发生在作者的头脑中，或者发生在尚未出版的各种碎片化的手稿之中。 而这点经常被各种写作指南所忽略。预写，便是你写文档草稿之前要做的任何事情。
预写有助于作者更好的思考写作主题和写作任务，有助于将原本抽象的思想通过纸笔或者电子编辑器，转化为更加具体、更具有组织性和逻辑连贯性的想法。就像写作本身包含创造和约束这两件看似矛盾的事情，对于预写过程中的想法，自由和结构也都是必要的。
常见的预写策略包括，头脑风暴（brainstorming）、列提纲（outlining）、列清单（listing）、自由写作（focused Free-Writing）、日志写作（journaling）、聚类写作（clustering / mapping）（思维导图/概念图）、5W1H 分析法。 当然，从更广的层面来看， 与他人交谈、记笔记也是十分重要的预写策略。
重写｜Rewriting
重写，即 Write until publication。写作流程通常需要重写过程。重写经常是指处理和修订已有草稿的过程。绝大部分拥有正常思维的人，不会认为写出文章的结语便意味着写作任务大功告成。在完成草稿之后的修改、编辑才是写作的核心。事实上，重写的价值在已有的写作流程中被严重忽视。
欧内斯特·海明威认为: 「唯一的写作方式就是重写」。 而威廉·金瑟在其著作《非虚构写作指南》也反复重伸，「重写是（写作）游戏成败的关键；重写便是写作的本质」。
因此，如果你想要获得一篇优秀的作品，那么最好在你的工作流程中反复进行重写。重写、重写、重写，直到你将粗糙的原石变成熠熠夺目的手工品。而至于重写的范例，渐进式写作 和 数字花园 等写作理念则能较好地体现重写的精髓：通过反复迭代的重写过程，不断提升写作文本的质量。
这篇文章终于快速拖拽至文章底部了。谢天谢地。超级感谢您与我一起旅行至此。在文章中主要讨论和反思了工作流的建立方式。其中，包括了关于工具的选择方式以及对常见的阅读和写作工作流的认知。然而，文章本身也存在不少问题。
第一，在工作流中，实践先行，理念优先于工具。不过，关于工作流纯理念性的论述力有不逮，整篇文章依然主要围绕工具和技术加以展开。另外，高效率的工作流设计和运行还会涉及注意力管理、时间管理或者精力管理等维度，这些内容也是需要加以进一步考虑的。
第二，可能会过于拔高工作流的重要性。如果使用场景比较单一，需要一个人集中精力完成单个简单项目的时候，那么先行动起来更好，不需要刻意在意工作流。如果处理工作流的精力成本超过了工作本身，那么先停止折腾工作流，在工作实践中你会逐步加深对于自己工作流的认知。
第三，一个合适的工作流对于个人和团队而言自然重要，然而同时也需要注意到工作流是一种中微观的战术策略。在工作流之外，也需要使用一些更为宏观的战略方案加以支撑。比如，个体需要及时更新思维方式，企业需要建立合适的组织架构。
第四，这条通往效率生活之路并没有止境，理想的效率与生活本身处于动态平衡之中。偶尔休息，回头看看甚至退几步也未尝不是好事。
最后，阅读体验很可能是个折磨，非常感谢您耐着性子听我啰嗦到最后。文章由于篇幅原因，表达不严密之处不少，例子也很少，期待大家补充，留下您宝贵的看法。
由于篇幅原因，部分参考文献见 在线链接。
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- @王树义·玉树芝兰：不懂编程，就不能打造高效工作流吗？
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- @Donald M. Murray. Teach Writing as a Process Not Product 写作作为一种过程而不是产品
- @Maggie Appleton. A Brief History & Ethos of the Digital Garden【译文】@雪小豹说·数字花园简史和理念